IHK Akademie SBH

Leitfaden für zeitsparende Besprechungen und verständliche Protokolle - Vollzeit

Beschreibung
Zeit ist Geld. Deshalb gilt es, Besprechungen effizient vorzubereiten, zu planen und professionell durchzuführen. Dazu gehört auch die Vermeidung von Störungen, die Festlegung und Visualisierung von Zielen sowie die Definition von Besprechungsregeln um Zeitverschwendung zu vermeiden und um gute Ergebnisse zu erzielen. Häufig sind anschließende Protokolle ein notwendiges Übel, wenig effizient und missverständlich verfasst. Sie werden ungern gelesen oder einfach nur abgeheftet. Darunter leidet die Qualität und Akzeptanz des Protokolls und damit die Arbeitsgrundlage für die Beteiligten. Um die Ergebnisse auch als wertvolle Arbeitsgrundlage festzuhalten, bedarf es einer gekonnten Protokollführung. Sie lernen, Besprechungsergebnisse und Vereinbarungen zwischen den Beteiligten verständlich und professionell zu dokumentieren, damit diese auch von allen genutzt und umgesetzt werden können. Sie sollen alles Wesentliche enthalten, Inhalte und Ergebnisse der Veranstaltung objektiv und zutreffend wiedergeben, in ihrer Aufmachung ansprechend sein und bei Bedarf eine angemessene Außenwirkung hervorrufen.
Zielgruppe
Assistenten/-innen, Sekretäre/-innen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die selbstständig Besprechungen, Sitzungen und Diskussionen des Managements organisieren und danach die Protokolle formulieren und schreiben
Inhalt
Besprechungen effizient vorbereiten, planen und durchführen
  • Die Planung von Besprechungen mit der ALPEN-Methode 
  • Die Festlegung von Zielen 
  • Die Besprechungen effizient durchführen 
  • Die Störungen gekonnt meistern 
  • Die Ziele und Maßnahmen visualisieren 
  • Die Besprechungsregeln definieren und als Erfolgsfaktor nutzen
 
Tipps für die professionelle Protokollerstellung 
  • Die Protokolle gekonnt vorbereiten und formal gestalten 
  • Die Protokollarten kennenlernen und bewusst wählen und einsetzen 
  • Das Layout entsprechend dem Corporate Design 
  • Der passende Schreibstil in der Protokollführung 
  • Die zeitgemäße Formulierung 
  • Die Rechte und Pflichten des Protokollführenden
  • Der Umgang mit Einwänden 
  • Die Praxistipps zur Umsetzung
Abschluss